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diff --git a/docs/fr/annexe-2-ex-flux-ope.md b/docs/fr/annexe-2-ex-flux-ope.md new file mode 100644 index 000000000..4c6ebb33b --- /dev/null +++ b/docs/fr/annexe-2-ex-flux-ope.md @@ -0,0 +1,180 @@ +Annexe 2 - Exemple de flux opérationnel : prêt pour exposition +============================================================== + +Auteur + +: Étienne Loks + +Date + +: 2018-12-04 + +Copyright + +: CC-BY 3.0 + +------------------------------------------------------------------------ + +Description +----------- + +Le flux opérationnel « Prêt pour exposition » pourrait par exemple se +décomposer suivant ces différentes étapes : + +> - pré-sélection du mobilier pour l\'exposition par les gestionnaires +> de mobilier ; +> - sélection du mobilier depuis cette pré-selection par la structure +> emprunteuse ; +> - édition des documents administratifs : convention de prêt, +> assurance ; +> - départ effectif du mobilier concerné ; +> - gestion du retour du mobilier. + +Pré-requis : + +> - les patrons des actes administratifs associés à la demande de prêt +> ont été créés, +> +> - la personne en charge du prêt a un compte Ishtar qui dispose au +> minimum : +> +> > - de droits de lecture et modification sur le mobilier +> > éventuellement concerné par la sélection, +> > - d\'un droit de création de demande de traitement, +> > - d\'un droit de création d\'acte administratif. +> +> - les gestionnaires de mobilier concernés ont un compte sur Ishtar +> qui disposent au minimum de droits de lecture sur le mobilier +> éventuellement concerné par la sélection. +> +> - la structure emprunteuse dispose d\'un compte Ishtar avec droit de +> lecture sur le mobilier rattaché. + +### Pré-sélection du mobilier pour l\'exposition par les gestionnaires de mobilier + +1. Un des responsables de mobilier créé un panier depuis l\'action + rapide « Panier » sur les listes de mobilier (par exemple sur + *Mobilier › Recherche*) ou depuis *Mobilier › Panier › Ajout*. +2. Il ajoute quelques éléments à ce panier via l\'action rapide « + Panier » ou *Mobilier › Panier › Gestion des éléments*. +3. Ce responsable partage ce panier en lecture/édition avec les autres + gestionnaires de mobilier via *Mobilier › Panier › Modification*. +4. Les autres gestionnaires peuvent de la même manière ajouter, enlever + des éléments à ce panier via l\'action rapide « Panier » ou + *Mobilier › Panier › Gestion des éléments*. +5. Fin d\'étape : tous les gestionnaires ont signifié (oralement, par + courriel, etc.) que la pré-sélection actuelle convenait. + +### Sélection du mobilier depuis cette pré-selection par la structure emprunteuse + +1. Si l\'on souhaite conserver cette pré-sélection avant partage et + modification, elle peut être dupliquée depuis la fiche associée au + panier (ouverte par exemple depuis : *Mobilier › Panier › Recherche* + ou depuis l\'icône « Paniers » sur une des fiches mobilier concernée + par ce panier) avec l\'icône « Dupliquer ». +2. Le responsable du prêt partage le panier en lecture/édition avec la + structure emprunteuse via *Mobilier › Panier › Modification* et + l\'informe que la pré-selection est disponible (via courriel, + téléphone). + +::: {.note} +::: {.title} +Note +::: + +Un lien direct peut être donné à la structure emprunteuse pour quelle +gère son panier, il suffit d\'aller sur le panneau de gestion des +éléments du panier concerné (*Mobilier › Panier › Gestion des éléments*) +et de recopier l\'adresse dans la barre d\'adresse. La structure +emprunteuse devra préalablement s\'identifier avant d\'accéder à ce +lien. +::: + +::: {.warning} +::: {.title} +Warning +::: + +Si le droit de lecture de mobilier de la structure emprunteuse est basé +sur le mobilier rattaché via ce panier, enlever un élément du panier lui +retire le droit de consulter cet élément. Une astuce peut être de +partager le panier dupliqué : une fois en lecture seule, une fois en +lecture/édition, ainsi même si un élément est retiré du panier en +lecture/édition, il reste « rattaché » à la structure emprunteuse par le +panier en lecture seule. Le panier en lecture simple peut aussi recevoir +des éléments disponibles pour prêt mais pas forcément retenu dans la +sélection proposée. +::: + +3. La structure emprunteuse retire du panier les éléments qui ne + l\'intéresse pas. +4. Fin d\'étape : la structure emprunteuse a fini sa sélection et + confirme son intérêt pour un prêt (par courriel, \...). + +### Édition des documents administratifs + +1. Le responsable du prêt enleve le partage en modification du panier + (*Mobilier › Panier › Modification*). +2. Le responsable du prêt crée une demande de traitement « Demande de + prêt pour exposition » depuis *Demande de traitement › Ajout*. Il + est important de bien renseigner les différents champs pour que la + génération des documents se passe bien. Le panier concerné doit être + associé à cette demande de traitement. +3. Le responsable du prêt crée les actes administratifs correspondant + aux documents administratifs attendus, via l\'icône « + acte admin. + » de la fiche de demande de traitement ou via *Demande de traitement + › Acte administratif › Ajout*. +4. Un document est généré pour chaque acte administratif depuis + *Demande de traitement › Acte administratif › Documents*. Ceux-ci + peuvent alors être transmis à la structure demandeuse. +5. Fin d\'étape : les documents ont été retournés signés. Ils sont + éventuellement numérisés et ajoutés en tant que documents à la + demande de traitement. + +### Départ effectif du mobilier concerné + +1. Le responsable du prêt crée un traitement « Prêt » depuis la fiche + de demande de traitement correspondante avec le bouton « Ajouter le + traitement associé ». Un contenant correspondant au lieu d\'emprunt + doit être spécifié. + +::: {.note} +::: {.title} +Note +::: + +Le traitement peut être ajouté depuis la fiche panier ou via *Traitement +› Traitement simple - Création* mais cela demande de re-sélectionner des +éléments du panier ou de la demande de traitement associée. Passer par +la fiche de demande de traitement correspondante est moins source +d\'erreur. +::: + +2. Une alerte spécique est créée depuis le listing mobilier pour + surveiller le retour du mobilier avec une chaîne de ce type : : + + panier="Exposition Sein 2018" pret="Oui" fin-de-traitement-avant="aujourdhui+30" + +3. Avec cette requête, 30 jours avant la date de retour attendue, + l\'alerte sera affichée. + +4. Fin d\'étape : le mobilier a été retourné. + +### Gestion du retour du mobilier + +1. Sur la fiche panier correspondante, sur les fiches contenants + correspondants ou sur chaque fiche mobilier par mobilier, un + traitement « Retour de prêt » est fait. + +::: {.note} +::: {.title} +Note +::: + +Il sera possible d\'accéder rapidement aux fiches mobilier ou contenant +via le QR-code. +::: + +2. Depuis ces fiches, une demande de traitement « Constat d\'état » + pourra être ajoutée depuis le bouton « Ajouter une demande de + traitement ». |